Система електронного документообігу FossDoc

Прикладом рішення, що автоматизує діловодство і документообіг, на базі платформи FossLook є Система електронного документообігу FossDoc розробки ФОСС-Он-Лайн. Дана система включає в собі набір типів документів, що використовуються в класичному діловодстві – Вхідний лист, Службова записка, Звернення громадян, Наказ та багато інших. Дані документи можуть бути введені безпосередньо, а також можуть бути підготовлені з використанням механізму Проектів документів. Проекти передбачають спільну багатокористувацьку роботу з узгодження документа з фіксацією результату на кожному етапі узгодження (версії документів).

Дізнатися більше

Також FossDoc підтримує автоматичну нумерацію документів під час реєстрації їх у канцелярії: можлива реєстрація як в головній канцелярії, так і в канцеляріях окремих підрозділів підприємства, де існує власна нумерація. Підтримується механізм накладення і виконання резолюцій. В Системі автоматизовано роботу відділу контролю над виконанням документів. Співробітники відділу контролю можуть встановлювати документ на контроль, призначити терміни виконання, тощо.

У системі є електронний журнал для обліку паперових копій документа, що видавалися співробітникам. Ведуться номенклатура справ і списання документів. Підтримуються аналітичні звіти про стан робіт по документам і зайнятості співробітників.

СЕД FossDoc підійде як великим, так і малим організаціям, як державної так і комерційної форми власності. FossDoc включає в своєму складі багато модулів, що розширюють можливості системи. З повним переліком можливостей FossDoc ви можете ознайомитися на офіційному сайті продукту.

Нижче наведено основні функції FossDoc:

Сховище документів

Документи зберігаються централізовано в єдиній базі даних, яка може перебувати під управлінням MS SQL Server, My SQL або Oracle. В системі існують потужні засоби пошуку документів (включаючи повнотекстовий пошук). Подробиці про СУБД для платформи FossLook і СЕД FossDoc можна прочитати у статті.

Поштовий сервер

Система надає функції повноцінного поштового серверу. Всі поштові повідомлення зберігаються у СУБД, з якою взаємодіє сервер FossDoc. До серверу підключаються клієнтські програми – робочі місця користувачів, які показують поштові повідомлення у відповідних скриньках. Користувач має доступ до своєї пошти з будь-якого комп’ютеру, на якому встановлено клієнтське програмне забезпечення FossDoc – програма FossDoc Клієнт для Windows. Також ви можете підключитися до серверу, використовуючи звичайний веб-браузер, сервер надасть вам Web-інтерфейс. В свою чергу сервер FossDoc взаємодіє із зовнішнім модулем Internet Mail, який виступає в якості поштового серверу. Через цей модуль поштові повідомлення відправляються у зовнішній світ і приходять з нього. Ви можете створювати поштові скриньки користувачів як на власному домені, так і на зовнішніх поштових серверах типу gmail.com, mail.ru, тобто FossDoc виступає у якості клієнта для цих серверів. До модуля Internet Mail можна підключитися стандартними поштовими клієнтами, у тому числі і з мобільних пристроїв, за протоколами SMTP / POP3.

Докладніше про поштовий сервер ви дізнаєтесь у статті.

Бібліотеки документів

Ви можете спроектувати документи будь-якого типу і складності за допомогою функціоналу бібліотек документів FossDoc. Щоб швидко почати працювати з вашими документами додайте поля, відзначте функції, призначте документу папку і “роздайте” її користувачам – все просто. Детальніше у статті.

Mаршрутизація документів

У системі можливі як жорсткі (заздалегідь спроектовані), так і вільні маршрути, визначені користувачем в процесі виконання роботи над документом. Ви можете створювати як паралельні, так і послідовні маршрути руху документів, об’єднувати їх логічними умовами І / АБО, використовувати повідомлення про завершення окремих етапів маршрутів і т.д. Детальніше про маршрутизацію – у статті.

Історія та статистика роботи з документами

Ви завжди будете знати, хто автор тих чи інших змін в документі, скільки часу документ був на редагуванні у користувача та іншу інформацію, використовуючи функції модулів Історії та статистики роботи з документами. Детальніше – у статті.

Електронний цифровий підпис (ЕЦП)

Необхідною умовою сучасного документообігу є гарантія автентичності дій, що виконані користувачем, і цілісності введеної їм інформації, яку може забезпечити тільки Електронний цифровий підпис (ЕЦП). Робота з ЕЦП.

Права та рівні доступу до документів і папок

Система надає потужний сервіс з розмежування доступу користувачів до будь-яких об’єктів, включаючи папки документів, самі документи, а також вкладені в документ файли. Детальніше про рівні доступу у статті.

Зв’язування документів між собою

FossDoc надає можливість створювати зв’язки між документами по типу «головний-підлеглий», встановлювати перехресні посилання між документами, а також відстежувати дані зв’язку. Див. Зв’язування документів.

Шаблони для друку документів

Система інтегрована з популярним офісним ПЗ – текстовим редактором MS Word і дозволяє створювати і редагувати шаблони друкованих форм документів – детальніше.