Система электронного документооборота FossDoc

Примером решения, автоматизирующим делопроизводство и документооборот на базе платформы FossLook, является Система электронного документооборота FossDoc разработки ФОСС-Он-Лайн. Данная система включает в себя набор типов документов, используемых в классическом делопроизводстве – Входящее письмо, Служебная записка, Обращения граждан, Приказ и многие другие. Данные документы могут быть введены непосредственно, а также могут быть подготовлены с использованием механизма проектов документов. Проекты предусматривают совместную многопользовательскую работу по согласованию документа с фиксацией результата на каждом этапе согласования (версии документов).

Узнать больше

Также FossDoc поддерживает автоматическую нумерацию документов при регистрации их в канцелярии: возможна регистрация как в главной канцелярии, так и в канцеляриях отдельных подразделений предприятия, где существует собственная нумерация. Поддерживается механизм наложения и исполнения резолюций. В Системе автоматизирована работа отдела контроля за исполнением документов. Сотрудники отдела контроля могут установить документ на контроль, назначить сроки выполнения и т.д.

В системе предусмотрен журнал учета бумажных копий документов, которые выдавались сотрудникам. Ведутся номенклатура дел и списание документов. Поддерживаются аналитические отчеты о состоянии работ по документам и занятости сотрудников.

СЭД FossDoc подойдет как крупным, так и малым организациям, как государственной так и коммерческой форм собственности. FossDoc содержит в своем составе модули, расширяющие возможности системы. С полным перечнем возможностей FossDoc вы можете ознакомиться на официальном сайте продукта.

Ниже приведены основные функции FossDoc:

Хранилище документов

Документы хранятся централизованно в единой базе данных, которая может находиться под управлением MS SQL Server, My SQL или Oracle. В системе существуют мощные средства поиска документов (включая полнотекстовый поиск). Подробности о СУБД для платформы FossLook и СЭД FossDoc можно прочитать в статье.

Почтовый сервер

Система предоставляет функции полноценного почтового сервера. Все почтовые сообщения хранятся в СУБД, с которой взаимодействует сервер FossDoc. К серверу подключаются клиентские программы – рабочие места пользователей, которые показывают почтовые сообщения в соответствующих ящиках. Пользователь имеет доступ к своей почте с любого компьютера, на котором установлено клиентское программное обеспечение – программа FossDoc Клиент для Windows. Также вы можете подключиться к серверу, используя обычный веб-браузер, – сервер предоставит вам Web-интерфейс. В свою очередь сервер FossDoc взаимодействует с внешним модулем Internet Mail, который выступает в качестве почтового сервера. Через этот модуль почтовые сообщения отправляются во внешний мир и приходят из него. Вы можете создавать почтовые ящики пользователей как на собственном домене, так и на внешних почтовых серверах типа gmail.com, mail.ru, то есть FossDoc выступает в качестве клиента для этих серверов. К модулю Internet Mail можно подключиться стандартными почтовыми клиентами, в том числе и с мобильных устройств по протоколам SMTP / POP3.

Подробнее о почтовом сервере вы узнаете в статье.

Библиотеки документов

Вы можете спроектировать документы любого типа и сложности с помощью функционала библиотек документов FossDoc. Чтобы быстро начать работать с вашими документами добавьте поля, отметьте функции, назначьте документу папку и “раздайте” ее пользователям – все просто. Подробнее в статье.

Mаршрутизация документов

В системе возможны как жесткие (заранее спроектированые), так и свободные маршруты, заданные пользователем в процессе выполнения работы над документом. Вы можете создавать как параллельные, так и последовательные маршруты движения документов, объединять их логическими условиями И / ИЛИ, использовать сообщение о завершении отдельных этапов маршрутов и т.д. Подробнее о маршрутизации – в статье.

История и статистика работы с документами

Вы всегда будете знать, кто автор тех или иных изменений в документе, сколько времени документ был на редактировании у пользователя и другую информацию, используя функции модулей История и Статистика работы с документами. Подробнее – в статье.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

Необходимыми условиями современного документооборота являются гарантия подлинности действий, выполненных пользователем, и целостности введенной им информации, которую может обеспечить только Электронная цифровая подпись (ЭЦП). Работа с ЭЦП.

Права и уровни доступа к документам и папкам

Система предоставляет мощный сервис по разграничению доступа пользователей к любым объектам, включая папки документов, сами документы, а также вложенные в документ файлы. Подробнее об уровнях доступа в статье.

Связывание документов между собой

FossDoc позволяет создавать связи между документами по типу «главный-подчиненный», устанавливать перекрестные ссылки между документами, а также отслеживать данные связи. См. Связывание документов.

Шаблоны для печати документов

Система интегрирована с популярным офисным ПО – текстовым редактором MS Word и позволяет создавать и редактировать шаблоны печатных форм документов – подробнее.