Електронна пошта FossDocMail

Система FossDocMail – нове покоління корпоративної електронної пошти. FossDocMail поєднує у собі всі функції електронної пошти і окремі функції системи електронного документообігу. Система дозволяє передавати офісну електронну кореспонденцію між внутрішньокорпоративними абонентами, а також різноманітну технологічну інформацію між автоматизованими робочими місцями і процесами. Вбудований шлюз з поштою e-mail надає можливість обмінюватися кореспонденцією із зовнішнім світом.

Дізнатися більше

Структура та призначення елементів системи

Робочим місцем користувача FossDocMail є FossLook Client.

Поштовий сервер взаємодіє з сервером платформи FossLook. До сервера FossLook в свою чергу підключені робочі місця користувачів пошти. Поштове повідомлення, відправлене з робочого місця, записується в СУБД і далі передається сервером FossLook за допомогою агента передачі файлів на поштовий сервер. Всі повідомлення, що надходять на адресу таких клієнтів, приймаються сервером FossLook і записуються до його бази даних. На своєму робочому місці користувач може бачити власні повідомлення, які зберігаються на сервері FossLook, і працювати з ними. Залежно від налаштувань сервера користувач може бачити не тільки свої повідомлення, а й повідомлення інших користувачів, що дозволяє одному користувачу працювати від імені кількох співробітників або від імені підрозділу.

До бази даних поштового серверу записується вся технологічна інформація про повідомлення, що пройшли через даний вузол.

Основні поштові функції

• Вбудовані шифрування і цифровий підпис. Реалізовані через вбудований механізм криптоплагінів. В даний час підключені сертифіковані ДСТЗI СБУ системи “Cipher” і “Джерело”. В стислі терміни може бути підключено практично будь-який інший криптозахист.
• Пріоритезація відправки поштової кореспонденції. Передбачено п’ять пріоритетів, що дозволяють припиняти передачу повідомлень з низькими пріоритетами при появі високопріоритетних.
• Доведення кореспонденції групі користувачів. При цьому розщеплення повідомлення на кілька копій відбувається тільки при розгалуженні маршруту доставки, а до цього моменту повідомлення йде по каналах зв’язку в єдиному екземплярі.
• Повідомлення про надходження повідомлень адресатові, ненадходження, прочитані та непрочитані повідомлення. Відправник має можливість дізнатися час доставки або прочитання повідомлення, а також отримати інформацію про те, що кореспонденція була доставлена або прочитана.
• Ведення журналу вхідної, вихідної та транзитної кореспонденції. Поштовий сервер підтримує можливість реєстрації службової інформації про всі повідомлення, що проходять через нього. Реалізовано пошук інформації про повідомлення.
• Архівування переданих повідомлень. Дозволяє адміністратору поштового сервера легко знаходити і відновлювати зміст всіх повідомлень, які проходили через поштовий сервер. В процесі роботи сервера архівуються всі повідомлення або вибірково (за заданими критеріями).
• Пошук кореспонденції в архівах. Реалізований пошук повідомлень за заданими критеріями.
• Антивірусна перевірка кореспонденції. Окремо поставляється фільтр антивірусної перевірки, який інтегрується з поштовим вузлом FossMail. Фільтр оснащений бібліотеками та алгоритмами антивірусної перевірки від Лабораторії Касперського.
• Ведення глобальної адресної книги. Система надає доступ користувачам до електронних поштових скриньок підприємства. Реалізовано гнучке адміністрування адрес на рівні підмереж і серверів. Синхронізація адресних книг серверів виконується автоматично або вручну. Підтримується робота MS Outlook з адресною книгою FossMail.
• Автопроцесінг пошти за допомогою скриптів. Дозволяє автоматизувати відправку і прийом файлів навіть некваліфікованими користувачами. Файли, що були відправлені за певними адресами, поміщаються у відповідні каталоги. Мова скриптів і середа для їх розробки і налагодження, що поставляються з системою, дозволяють писати гнучкі сценарії прийому і відправлення файлів.
• Шлюз з e-mail. Дозволяє користувачам FossMail працювати з поштою Інтернет без безпосереднього підключення їх до зовнішніх поштових серверів. В результаті з’являються додаткові можливості з відсікання спаму (spam), централізує контроль за обміном повідомленнями через Інтернет і підвищується захист від вірусів за рахунок того, що вкладені документи пошти FossMail не запускаються автоматично на робочому місці користувача.
• Стабільна робота на ненадійних каналах і при великих навантаженнях. У разі обриву каналу зв’язку, передача повідомлення при повторному з’єднанні починається з місця, де стався обрив, що скорочує загальний трафік і виключає можливість блокування каналів зв’язку через неможливість довгого повідомлення. При великих навантаженнях можливо розподіл задач поштового сервера між декількома машинами.
• Підтримка стандартних протоколів (TCP/IP, SMTP, POP3) і інтерфейсів (MAPI). Дозволяє системі взаємодіяти з іншими програмами, що підтримують ці поширені стандарти (SMTP, POP3), а також використовувати мережі загального призначення (TCP/IP).
• Захист від дублювання повідомлень. Дана функція зменшує навантаження на канали зв’язку і захищає передачу повідомлень між автоматизованими робочими місцями від повторного прийняття однієї і тієї ж інформації.
• Автоматичне архівування поштових повідомлень. Реалізовано для транспорту повідомлень TCPFOSS. Значно скорочує трафік і завантаження каналів зв’язку.

Функції електронного документообігу

• Централізоване зберігання листів і документів. Система зберігає всі листи та документи в одній базі даних на сервері організації (а не на окремих комп’ютерах співробітників). В нештатної ситуації адміністратор перевстановить сервер і відновить базу даних з резервної копії, не надаючи вплив на роботу звичайних користувачів.
• Потужні засоби адміністрування. В розпорядженні адміністратора системи FossDocMail є програма Smart Client, що взаємодіє з сервером FossLook, за допомогою якої можна вирішити наступні завдання:
  • візуальне представлення структури організації у вигляді ієрархічного дерева довідника підрозділів, доступного з програми адміністрування;
  • автоматизоване створення користувачів за допомогою Майстра імпорту співробітників з Active Directory Windows;
  • автоматичне присвоєння префікса поштової адреси FossMail згідно місця підрозділу в ієрархії організації;
  • делегування прав користувачів від одного до іншого (завдання виконуючих обов’язків), робота з групами;
  • організація роботи співробітників з поштовими скриньками відділів (на базі делегування прав);
  • централізоване управління контактами і адресними книгами користувачів.
• Шифрування й дешифрування листів і документів. Підтримується робота з ЕЦП і, зокрема, робота з сертифікатами криптозахисту Національного банку України.
• Пошук листів та документів. Засоби пошуку, інтегровані в клієнтське робоче місце, дозволяють задавати умови пошуку будь-якої складності з використанням булевої алгебри. Можливий також повнотекстовий пошук по вкладеним документам.
• Миттєве сповіщення про листи, що надійшли. Користувач може налаштувати оперативне повідомлення про нові листи, що надійшли до нього, і запустити спеціальну програму для повідомлень. Навіть без завантаженого клієнту, ця програма повідомить про нові листи.

За бажанням замовника електронну пошту FossDocMail може бути доповнено модулями системи документообігу, що підтримують, наприклад, маршрутизацію документів, ведення історії і статистики роботи з листами та іншими документами, тощо.

Більше про систему ви можете дізнатися на офіційному сайті продукту.